Er identitet i varje dokument
Hur du genomsyrar varje dokument i din organisation med er identitet
Föreställ dig att alla utgående dokument från organisationen där du arbetar skickas i rätt grafisk profil. Låter det som en utopi? Då ska du läsa vidare, för den utopin är närmare än du tror.
Visuell identitet
Först och främst: kanske är begreppet grafisk profil nytt för dig. En grafisk profil är en organisations eller ett företags visuella identitet, ett medvetet valt sätt att presentera sig utåt. När vi talar om grafisk profil handlar det till exempel om namn, logotyp, färger, typografi, layout och liknande element. När den valda stilen används konsekvent i all kommunikation skapas en enhetlig grafisk profil.
Fördelarna med att kommunicera med rätt grafisk profil
Och det är just där kärnan ligger. När den grafiska profilen används konsekvent blir fördelarna tydliga. En stark grafisk profil skapar igenkänning och särskiljer organisationen från andra. När någon ser ett dokument eller en kommunikationsinsats i en viss stil kan de direkt identifiera avsändaren och förstå vad organisationen står för. En genomtänkt grafisk profil kan dessutom förmedla organisationens värderingar och karaktär. Kort sagt bidrar den till en starkare och mer positiv uppfattning om verksamheten. En konsekvent grafisk profil signalerar tydlig kommunikation och en stark varumärkesidentitet.
Har ni kontroll över er grafiska profil?
Kanske arbetar du inom marknadsföring eller kommunikation och tycker att detta låter självklart. Men den utopi vi nämnde tidigare känns kanske ändå bekant. Hur får man alla kollegor att följa de fastställda riktlinjerna för den grafiska profilen? Och ännu viktigare, hur gör man det utan att lägga enormt mycket tid på det? Ni skulle kunna bestämma att all extern kommunikation måste granskas innan den skickas ut, men frågan är om det verkligen är ett effektivt sätt att arbeta. Eller så skulle ni kunna försöka lära alla medarbetare varje detalj i riktlinjerna, men det är knappast en realistisk lösning. Som tur är finns det ett bättre sätt. Lösningen? Automatisering av den grafiska profilen.
Kraften i interaktiva mallar
Du känner säkert redan till traditionella dokumentmallar, men har du upptäckt potentialen i interaktiva mallar? Det går naturligtvis att skapa en snygg mall där alla designelement är korrekt implementerade. Men risken finns fortfarande att någon ändrar dokumentet manuellt tills det knappt liknar originalet längre. Det är en av de stora utmaningarna med manuella arbetsprocesser. Därför är automatisering svaret, även när det gäller den grafiska profilen. Med hjälp av interaktiva mallar och effektiv mallhantering hanteras den grafiska profilen separat från innehållet. Malladministratörerna skapar och underhåller samtliga mallar. Som kommunikationsavdelning behåller ni därmed kontrollen över alla designelement i organisationens dokument. Resultatet blir att samtliga dokument är konsekventa och följer varumärket. Medarbetarna kan fokusera på innehållet utan att oavsiktligt förändra den grafiska profilen. Mottagaren får alltid ett dokument som följer organisationens visuella identitet och känner omedelbart igen avsändaren.
Alltid rätt grafisk profil
Är det verkligen så enkelt? Ja, faktiskt. Även om organisationen genomgår en större förändring och lanserar en helt ny grafisk profil blir fördelarna med automatisering tydliga. I stället för att uppdatera varje enskild mall manuellt hanteras förändringarna centralt. Det innebär att du uppdaterar de relevanta designelementen på ett enda ställe, varefter ändringarna automatiskt slår igenom i alla dokumentmallar som använder dem. Enkelt och effektivt. Och det stannar inte där. Tänk dig möjligheten att arbeta med behörigheter, så att du själv kan bestämma vem som får använda vilka mallar. Eller versionshantering, som gör det möjligt att återgå till tidigare versioner om en förändring inte blev som tänkt. Möjligheterna är i princip obegränsade.
Vi skulle kunna prata i timmar om fördelarna med automatisering av den grafiska profilen och tillhörande mallhantering, men vi föredrar att göra det över en kopp kaffe eller te. Är du också nyfiken på att veta mer? Hör av dig så kontaktar någon av våra medarbetare dig inom kort.