Digitalt tillgänglig anonymisering av dokument med SmartDocuments
När du ska besvara en informationsförfrågan eller en begäran enligt offentlighetsprincipen behöver personuppgifter tas bort från dokumentet. Med vår funktion Anonymisering kan du välja att anonymisera både specifika fält och alla variabler i ett dokument. Men vad menar vi egentligen med ”alla variabler”? Och hur säkerställer vi att resultatet fortfarande är ett digitalt tillgängligt dokument? Det får du veta i den här artikeln.
Tidigare har vi beskrivit hur du förbereder ett SmartDocuments-dokument för en begäran om utlämnande av information. I den artikeln förklaras att mallskaparen kan konfigurera dokumentmallar för anonymisering på två olika sätt. Det första alternativet är att markera specifika fält i vår SmartEditor och på så sätt förbereda dem för anonymisering. Det andra alternativet är att använda SmartControl, där alla variabler i en mall eller mallgrupp förbereds för anonymisering.
Anonymisera alla variabler i ett dokument
När vi talar om att anonymisera alla variabler syftar vi på all information som hämtas från exempelvis ärendehanteringssystem eller dokumenthanteringssystem (DMS), samt data från databaser. Det omfattar även information som matas in via frågor i dokumentet och variabler från exempelvis användargrupper eller mallgrupper. Kort sagt handlar det om all information som i de flesta fall kan kopplas till en identifierbar person. Även metadata, det vill säga dokumentets egenskaper, anonymiseras. Om det inte är nödvändigt att anonymisera all denna information kan du istället välja att endast markera de fält som ska anonymiseras i SmartEditor. Se då till att alternativet för anonymisering av alla variabler i SmartControl är avaktiverat.
Ett anonymiserat och digitalt tillgängligt dokument
Som nämnts anonymiseras även dokumentets metadata. Det finns dock tre undantag: dokumentets titel, författare och språk bevaras. Dessa dokumentegenskaper är nödvändiga enligt riktlinjerna för digital tillgänglighet och krävs för att dokumentet ska kunna betraktas som tillgängligt. I det anonymiserade dokumentet ersätts borttagen information med en svart markering i en fast storlek. Även här har vi tagit hänsyn till digital tillgänglighet. Till den svarta markeringen kopplas nämligen en beskrivande text, exempelvis: ”Svartmarkerat” ”Borttaget vid anonymisering” Du kan själv ange en annan beskrivning, så länge den tydligt förklarar att information har tagits bort genom anonymisering. Beskrivningen fungerar på samma sätt som en alternativtext för en bild. Det är denna text som läses upp av skärmläsare. På så sätt får även personer som använder hjälpmedel information om att innehåll har tagits bort.
Tillgänglighet och anonymisering hand i hand
Det anonymiserade dokumentet fortsätter därmed att uppfylla tillgänglighetskraven, förutsatt att dokumentet var tillgängligt redan före anonymiseringen. Du behöver alltså inte kompromissa med dokumentets tillgänglighet när du anonymiserar känslig information.
Vill du se hur du kan anonymisera dokument med SmartDocuments?
Kontakta oss för en demo!