Automatisera dina dokument med hjälp av XML och JSON
Smart dokumentproduktion kräver mer än bara en stark grundmall. Framgången med dokumentautomatisering beror på hur smidigt system och data samverkar. XML och JSON spelar en nyckelroll i detta och utgör en viktig del av smart dokumentproduktion i SmartDocuments.
Från mall till färdigt dokument
Med SmartDocuments skapar du dokument baserade på intelligenta mallar. Malladministratören fyller dessa mallar med bland annat XML-fält som är kopplade till specifika datapunkter. Det kan vara grundläggande uppgifter som namn, adress och födelsedatum, men också aktuell information, exempelvis status för en process eller storleken på ett utestående belopp. Varje XML-fält innehåller i praktiken en ”fråga”, vars svar finns lagrat i en databas.
När en slutanvändare skapar ett dokument med SmartDocuments finns det två sätt att bearbeta data via XML och JSON:
- Slutanvändaren startar dokumentproduktionen från exempelvis ett ärendehanteringssystem, som öppnar SmartDocuments med en XML- eller JSON-fil.
- SmartDocuments hämtar automatiskt nödvändiga data från anslutna system via en webbtjänst, med eller utan användarens medverkan.
I båda fallen hämtar SmartDocuments korrekt och aktuell information från källsystemen och placerar den på rätt plats i dokumentet. Resultatet blir ett korrekt ifyllt och personanpassat dokument på bara några ögonblick, utan manuell inmatning eller felbenäget kopiera-och-klistra-arbete.
Länken mellan data och dokument
I SmartDocuments finns flera sätt att använda data i dokument. Informationen kan hämtas direkt, men systemet erbjuder också möjligheter att bearbeta och omvandla data. Detta är särskilt användbart när källdatan inte exakt motsvarar hur informationen ska presenteras i dokumentet. Exempelvis kan ett datum som 1975-10-23 automatiskt visas som torsdagen den 23 oktober 1975, eller så kan ett belopp automatiskt omvandlas till rätt valutaformat. På så sätt används XML och JSON för att skapa korrekta och aktuella dokument som är perfekt anpassade till organisationens behov. Genom att använda XML och JSON på ett intelligent sätt blir dokumentproduktionen snabbare, mer enhetlig och mer tillförlitlig. Mindre manuell datainmatning innebär färre fel och en effektivare process. Dessutom bidrar smart automatisering till mer personanpassad kommunikation, vilket gör varje dokument till ett professionellt visitkort för organisationen.
Nyfiken på hur XML, JSON och vår programvara tillsammans skapar felfria och personanpassade dokument?
Kontakta oss för en demo!