Dokumenten-Output: In welchen Formaten purzeln Dokumente aus SmartDocuments?

Ausgabeformate

In welchem Format das jeweilige Dokument generiert wird, wird vorab durch die Systemadministration innerhalb SmartControl festgelegt.

In den Systemeinstellungen auf der Registerkarte „Ausgabe“ werden Standardeinstellungen der Ausgabeoptionen konfiguriert. Neben dem Standardformat können jedoch ebenso zusätzliche Formate definiert werden.

Generell stehen folgende Dateitypen zur Verfügung:

• DOCX
• PDF
• XML
• HTML

Wie sieht das für Endanwender:innen aus?

Sie haben den Frage-Antwort-Dialog im SmartWizard durchlaufen, einen scharfen Blick auf den Vorschaubildschirm geworfen und et voilà: Ihr Dokument ist fertig. Und jetzt?

Sie erhalten eine Zusammenfassungsseite, in der Ihnen die unterschiedlichen Dateiformate zur Auswahl zur Verfügung stehen. Dateiformat (ggf. auch mehrere) auswählen, Fertig!

SmartDocuments ist eine flexible Software, die sich den Bedürfnissen der Nutzer:innen anpasst. Welche Ausgabeoptionen Sie zur Verfügung stellen hängt ganz von Ihrer Organisation, Ihrer Arbeitsweise sowie den nachgelagerten Prozessen ab. Wir geben Ihnen die Freiheit, sich Ihr Vorlagenmanagement individuell nach Ihren Wünschen einzurichten.

DOCX

DOCX (Word Dokument, das im Open XML-Format erstellt wurde) ist die am häufigsten gewählte Option und ideal für Standardbriefe, Vertragsdokumente oder sonstigen Schriftverkehr, welcher ausgedruckt und per Post oder auch per E-Mail versandt wird.

PDF

Neben DOCX ist selbstverständlich auch die Ausgabe als PDF (Portable Document Format) möglich. SmartDocuments unterstützt in diesem Fall die Konformitäten PDF 1.5 bis zu PDF/A-2a/u.

XML

Enthält das Dokument (Meta-)Daten, die gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt erneut bzw. in einer anderen Anwendung weiterverarbeitet werden sollen, eignet sich die Auswahl des Ausgabeformats XML (Extensible Markup Language).

Es ist ideal für den Datenaustausch mit Drittanwendungen und wird z.B. verwendet, wenn SmartDocuments mit einem DMS, CRM oder einer Fachanwendung technisch verbunden ist.

HTML

Mit der Auswahl des Ausgabeformats HTML (HyperText Markup Language) wird das Dokument im Anschluss als „Website“ im Browser angezeigt.