Inhalt

Tipps & Tricks: Anpassbare Autorendaten

So erstellen Sie Dokumente im Namen anderer Personen ...


In vielen Organisationen gibt es Situationen, in denen Mitarbeiter:innen Dokumente nicht nur für sich selbst, sondern auch im Namen einer anderen Person erstellen müssen.

Mit SmartDocuments ist es möglich, dass autorisierte Benutzer:innen anstelle ihrer eigenen Informationen auch die Daten einer anderen Person in Dokumente übernehmen können. Dadurch können beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder die Signatur flexibel angepasst werden, ohne dass diese manuell eingegeben oder überschrieben werden müssen.

Dies ist besonders hilfreich in hierarchischen Strukturen, wenn beispielsweise Assistent:innen im Namen eines Vorgesetzten ein Schreiben verfassen müssen oder wenn Teammitglieder Dokumente für andere Abteilungen oder leitende Personen erstellen. Die Möglichkeit, zwischen eigenen und anderen Absenderinformationen zu wählen, bietet sowohl Flexibilität, als auch Effizienz.

Gleichzeitig bleibt die Kontrolle über die Rechtevergabe gewahrt, denn nur autorisierte Nutzer:innen können diese Funktion nutzen.

Und so funktioniert´s!

Vorbereitung der Vorlage

Innerhalb SmartEditor können über den Reiter „Felder“ Informationen aus SmartControl in eine Vorlage übernommen werden. Dazu gehören unter anderem Daten der Vorlage selbst, Personendaten sowie Informationen zur Benutzergruppe. Bei den Personendaten wird zwischen Autor:innen und den Erfasser:innen unterschieden, auch wenn diese auf den ersten Blick ähnlich erscheinen. Wenn eine Vorlage im SmartWizard geöffnet wird, werden zunächst sowohl die Autor- als auch die Erfasserdaten standardmäßig mit den Informationen des angemeldeten Benutzers befüllt.

autor

Rechtevergabe

Briefe im Namen anderer Personen zu verfassen ist ein Sonderrecht, welches Benutzer:innen über SmartControl vergeben werden kann. Dazu gibt es zwei Wege:

  1. Globales Recht: In den Systemeinstellungen kann eingestellt werden, dass alle Nutzer:innen das Recht haben, die Autordaten zu ändern. Öffnen Sie hierzu in den Systemeinstellungen den Reiter „SmartControl“ und aktivieren Sie im Bereich der Benutzereinstellungen die Option „Alle Benutzer dürfen Briefe im Namen anderer verfassen“.

  2. Benutzerrecht: Alternativ dazu kann auch nur einzelnen Benutzer:innen dieses Recht zugeteilt werden. Öffnen Sie hierfür die Eigenschaften eines Benutzerobjekts und aktivieren Sie im Reiter „System“ die Option „Dieser Benutzer kann Briefe im Namen anderer verfassen“.

Auswahl innerhalb SmartWizard

Wenn Nutzer:innen die entsprechende Berechtigung erteilt wurde, erhalten diese auf der Startseite des SmartWizards eine zusätzliche Auswahlliste „Autor auswählen“. In dieser Liste werden alle Nutzer:innen angezeigt, die der gleichen Benutzergruppe angehören. Wird ein anderer Name als der eigene ausgewählt, werden die Autordaten im Dokument automatisch angepasst und mit den Informationen der ausgewählten Person befüllt. Die Erfasserdaten hingegen bleiben unverändert und entsprechen weiterhin den Daten der angemeldeten Benutzer:in.



Alle Tipps & Tricks zu unserer Software finden Sie im Rahmen unserer Newsmeldungen durch die Auswahl der Kategorie "Tipps & Tricks".


Noch Fragen?

Gerne stehe ich Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Pascal Sauermann

SmartDocuments Deutschland GmbH
Presales Consultant

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf

Nachricht schreiben