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Tipps & Tricks: Kennen Sie schon die Funktion "Generierungshistorie"?

"Kann das weg?"

Welche Vorlagen werden eigentlich noch aktiv genutzt?

Je länger SmartDocuments in einer Organisation eingesetzt wird, desto mehr Abteilungen integrieren das Vorlagenmanagementsystem in ihre internen Arbeitsprozesse. Damit wächst auch die Anzahl der im System angelegten Vorlagen. Oftmals handelt es sich dabei jedoch nicht nur um langfristig genutzte Vorlagen, sondern auch um temporäre, die mit der Zeit veraltet sind und somit nicht mehr benötigt werden.

Um den Überblick zu behalten, welche Vorlagen noch aktiv genutzt werden, bietet SmartDocuments die Möglichkeit, eine sogenannte "Generierungshistorie" einzusehen und zu speichern. Diese Funktion protokolliert präzise, welche Anwender:in zu welchem Zeitpunkt über eine SmartDocuments-Vorlage ein Dokument generiert hat. So lässt sich schnell herausfinden, welche Vorlagen über einen längeren Zeitraum nicht mehr genutzt und gegebenenfalls aussortiert werden können.

Und so einfach geht´s!

Die Generierungshistorie kann innerhalb der Systemeinstellungen unter dem Reiter „SmartControl“ aktiviert werden. Nach der Aktivierung stehen Ihnen 2 praktische Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. In den Eigenschaften der Vorlage finden Sie unter dem Reiter „Generierungshistorie“ eine übersichtliche Protokollanzeige.
  2. Alternativ können Sie über das Kontextmenü der Vorlage den Punkt „Export Generierungshistorie“ nutzen, um die Daten bequem als Excel-Datei herunterzuladen.
Vektorgrafik: Offenes Buch

Folgende Einstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen dabei zur Verfügung:

  • Generierungshistorie speichern: Protokolliert die Nutzung der Vorlage.
  • Generierungshistorie ausblenden: Zeigt (sofern deaktiviert) innerhalb der Vorlagenübersicht die Anzahl der generierten Dokumente an.
  • Export der Generierungshistorie zulassen: Erlaubt den Export der Historie im Excel-Format.



Alle Tipps & Tricks zu unserer Software finden Sie im Rahmen unserer Newsmeldungen durch die Auswahl der Kategorie "Tipps & Tricks".

Noch Fragen?

Gerne stehe ich Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Pascal Sauermann

SmartDocuments Deutschland GmbH
Presales Consultant

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf

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