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Happy Halloween!

Mit SmartDocuments ist die Erstellung und Pflege von Vorlagen kein Hexenwerk.


Das liegt daran, dass wir unsere Vorlagendokumente grundsätzlich in vier unterschiedliche Bereiche: Corporate Design, Inhalt, Bausteine sowie variable Daten unterteilen.

  1. Corporate Design: Das Corporate Design ist grundsätzlich nichts anderes, als der Kopf- & Fußtext. Es legt das komplette Erscheinungsbild Ihres Dokuments fest, wie beispielsweise Schriftart, Schriftgröße; Farbe, Zeilenabstand, u.v.m.
  2. Inhalte der Vorlagen: Hier geht es um den eigentlichen Inhalt des Dokuments, spricht Texte oder auch Bilder, die grundsätzlich enthalten sind.
  3. Bausteine: Wiederkehrende Elemente, die mit beliebig vielen Vorlagen verknüpft sind.
  4. Variable Daten: Daten, mit denen die Vorlage befüllt wird. Diese ergeben sich innerhalb des Frage-Antwort-Dialogs (SmartWizard).

Durch die Unterteilung erleichtern Sie sich die Pflege der Vorlagen enorm.



Icon: Glühbirne mit Stift, Zahnrad und Wolke

Corporate Design Management

Die Marketingabteilung kann das Design der Vorlagen, wie Logo, Farben, Schriftarten, Schriftgrößen etc. vorgeben und zentral an einer Stelle pflegen. Wenn Kolleg:innen im Rahmen der Dokumenterstellung (SmartWizard) nun Texte reinkopieren oder gar Schriftarten ändern, hat das keinen Einfluss auf das Dokument. Das Dokument erscheint im vorgegebenen Design.

Icon: 2 Legosteine

Bausteinverwaltung

Durch die Nutzung von Bausteinen sind Anpassungen innerhalb der Vorlagen, wie z.B. Änderung der Adresse, ein Kinderspiel. Sie müssen lediglich einmal den jeweiligen Baustein aktualisieren und nicht jede einzelne Vorlage anfassen.

Icon: Textdarstellung

Verwaltung der Vorlageninhalte

Oft unterscheiden sich Vorlagen nur anhand eines Satzes, Textabschnitts oder Ähnliches. Gerade bei Arbeitsverträgen gibt es einen Standard und dann noch x weitere Versionen für die unterschiedlichen Stellen, Abteilungen oder Positionen. Mit SmartDocuments reicht Ihnen eine Version der Vorlage, denn über Regeln können Sie beliebige Texte ein- und ausblenden. So müssen Sie auch lediglich eine Vorlage pflegen.

Icon: 2 Sprechblasen

Nutzung variabler Daten

Dokumentenerstellung im Handumdrehen! Vorlagennutzer:innen pflegen die relevanten Daten mittels Frage-Antwort-Prinzip innerhalb des SmartWizards ein. So können Sie Inhalte, mit denen die Vorlage befüllt werden soll konkret abfragen, ggf. Hilfestellungen, wie Erklärungstexte oder auch Vorgaben hinsichtlich des Eingabeformats (z.B. PLZ, Datum, Zahlen, Texte) hinterlegen.



Vorlagenerstellung, Administration und Vorlagennutzung

Einfache Vorlagenerstellung ...

Mit unserem SmartEditor liefern wir Ihnen ein nutzerfreundliches Werkzeug, mit dem Sie schnell und einfach Ihre Templates erstellen können. Die eigentlichen Dokumentvorlagen gestalten Sie hierbei, wie gewohnt, in Microsoft Office Word. Über den eingebundenen SmartEditor legen Sie daraufhin die Fragestruktur für den SmartWizard fest: "Welche Daten und Informationen sollen im Frage-Dialog ermittelt werden?". Hierfür ganz einfach per Drag & Drop die definierten Fragen oder Textbausteine an die passende Stelle im Dokument ziehen, fertig! Technisches Know-how oder gar Programmierkenntnisse sind hierfür nicht erforderlich.

Die Kolleg:innen sehen nur das, was sie auch sehen sollen ...

Innerhalb der Oberfläche SmartControl verwalten Sie Ihre Dokumentvorlagen, legen Ihr Corporate Design fest, steuern die Rechte der Benutzer:innen, verwalten die einzelnen Bausteine sowie Kopf- und Fußtexte und übernehmen die Konfiguration der Systemeinstellungen. Über unser ausgeklügeltes Rechtesystem können Sie dabei genau vorgeben, wer welche Vorlagen sehen, nutzen oder auch Änderungen vornehmen kann. SmartControl ist komplett webbasiert. Eine Installation der Software ist daher nicht erforderlich.

Vorlagennutzung im Frage-Antwort-Dialog

Über den SmartWizard füllen Anwender:innen das Dokument nach dem Frage-Antwort-Prinzip mit den notwendigen Inhalten. Die Beantwortung der Fragen erfolgt vollständig browserbasiert und ermöglicht somit ein system- und ortsunabhängiges Ausfüllen. Über die logisch gesteuerten und regelbasierten Fragen wird eine schnelle und fehlerfreie Dokumentenerstellung ermöglicht. Der SmartWizard greift stets auf die zuletzt innerhalb SmartControl freigegebene Version der Vorlage zurück. Dies erlaubt es Ihren Anwender:innen mit SmartDocuments zu arbeiten, auch wenn Sie gerade parallel Anpassungen an der entsprechenden Vorlage vornehmen. Durch die flexiblen Automatisierungen, dem Einsatz von verständlichen Hilfetexten und zuvor festgelegten Eingaberegeln, ist das Erstellen von Dokumenten mit SmartDocuments ein Kinderspiel. Auch ohne umfangreiche Schulungen können neue Dokumente problemlos erstellt werden. Über die Jahre wurde der SmartWizard stets funktional aber auch in Hinblick auf die Nutzerfreundlichkeit optimiert. So steht Anwender:innen z.B. eine Live-Vorschau der Vorlage zur Verfügung - die Auswirkungen im Dokument werden dabei farblich hervorgehoben.


Na, neugierig?

Gerne stellen wir Ihnen unser Softwareschätzchen persönlichen vor.

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Sven Buick

SmartDocuments Deutschland GmbH
Head of Sales & Partner Manager

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf

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Christoph Winkelmann

SmartDocuments Deutschland GmbH
Senior Account Manager D/A/CH

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf

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