Whitepaper: „Makrofreie Zone“ – Vorlagen sicherer, schlanker und smarter automatisieren ...

"Makro? Kann weg."
- Warum weniger manchmal mehr ist ...

Willkommen in der makrofreien Zone

– einem Ort, an dem Dokumentvorlagen nicht nur funktionieren, sondern begeistern. In vielen Organisationen sind Microsoft Office Word-Makros über Jahre hinweg zu einem stillen Mitspieler geworden: Sie automatisieren Abläufe, verstecken Komplexität – und bringen dabei oft unerwünschte Nebenwirkungen mit sich. Sicherheitsrisiken, Wartungsaufwand und Inkompatibilitäten mit modernen IT-Umgebungen sind nur einige der Herausforderungen. Was einst als cleverer Trick begann, ist heute häufig ein Stolperstein in der digitalen Transformation.

Doch es geht auch anders: Mit unserem Vorlagenmanagementsystem SmartDocuments setzen wir bewusst auf eine makrofreie Architektur. Unser eigens entwickelter SmartEditor ermöglicht die Erstellung dynamischer, interaktiver Vorlagen – ganz ohne Makros und ohne Abstriche bei Funktionalität oder Benutzerfreundlichkeit. Damit sind unsere Kund:innen nicht nur sicherheitsseitig auf der Höhe der Zeit, sondern auch technologisch bestens für kommende Entwicklungen aufgestellt.

Dieses Whitepaper zeigt, wie Sie mit makrofreien Vorlagen nicht nur Ihre Dokumentenprozesse verschlanken, sondern auch sicherer und intelligenter gestalten können. Durch den Verzicht auf „Visual Basic for Applications (VBA)“ sowie andere eingebettete Skripte entstehen Lösungen, die wartungsarm, benutzerfreundlich und zukunftssicher sind.

Was sind denn eigentlich
Microsoft Office Word Makros?

Microsoft Office Word Makros sind kleine Programme oder Skripte, die in Word erstellt werden können, um repetitive Aufgaben zu automatisieren. Sie werden in der Programmiersprache VBA (Visual Basic for Applications) geschrieben und können eine Vielzahl von Funktionen ausführen, wie z.B.:

• Text formatieren: Automatisches Anwenden von Formatierungen auf Text.
• Dokumente bearbeiten: Einfügen, Löschen oder Ändern von Inhalten.
• Daten verarbeiten: Berechnungen durchführen oder Daten aus anderen Quellen importieren.
• Benutzerinteraktionen: Dialogfelder anzeigen oder Benutzereingaben verarbeiten.
• u.v.m.

Warum sind Makros nicht mehr zeitgemäß?

Auch wenn Makros in der Vergangenheit häufig verwendet wurden, geraten sie heute zunehmend in die Kritik. Ein wesentlicher Punkt ist die Sicherheitsproblematik: Makros können gegebenenfalls schädlichen Code enthalten und gelten deshalb als potenzielles Risiko. Viele IT-Abteilungen blockieren sie daher grundsätzlich oder erlauben sie nur noch eingeschränkt.

Hinzu kommt, dass Makros in modernen, cloudbasierten Umgebungen, wie z.B. Microsoft 365, nicht mehr zuverlässig funktionieren. Viele Funktionen werden oft nicht mehr unterstützt oder nur mit Einschränkungen ausgeführt. Auch die Pflege solcher Vorlagen ist aufwendig: Änderungen an Makros erfordern technisches Know-how, umfangreiche Tests und eine saubere Dokumentation. Nicht zuletzt stellt sich die Frage nach der Zukunftsfähigkeit. Es ist absehbar, dass Microsoft den Einsatz von Makros weiter einschränken oder sogar vollständig ersetzen wird. Schon heute müssen viele Nutzer:innen explizit Sicherheitsfreigaben erteilen oder erhalten Warnungen beim Öffnen makrobasierter Inhalte.

All diese Faktoren zeigen, dass Makros für moderne, sichere und wartbare Dokumentenprozesse zunehmend ungeeignet sind – vor allem in professionellen oder sicherheitskritischen IT-Umgebungen.

Wie funktioniert der SmartEditor?

Der SmartEditor ist das zentrale Werkzeug des Vorlagenmanagementsystems SmartDocuments für die Erstellung und Pflege von Vorlagen. Er kombiniert die vertraute Umgebung von Microsoft Office Word mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, über die sich interaktive sowie dynamische Elemente ganz einfach einfügen lassen – und das komplett ohne Programmierung.

Die eigentliche Vorlagenerstellung erfolgt direkt im eingebetteten Word-Dokument. Über eine Funktionsleiste auf der rechten Seite stehen verschiedene Frage- und Steuerelemente zur Verfügung (wie z.B. Textfelder, Auswahlfragen, Datumsfelder oder Bedingungen und vieles, vieles mehr). Diese Elemente können per Drag & Drop an die gewünschte Stelle im Dokument gezogen und dort individuell konfiguriert werden. Neben der inhaltlichen Gestaltung lassen sich selbstverständlich auch Regeln und Abhängigkeiten definieren, um Inhalte gezielt ein- oder auszublenden – abhängig davon, welche Antworten beim späteren Ausfüllen bzw. bei der Dokumenterzeugung durch Vorlagennutzer:innen eingetragen werden. So entstehen intelligente Vorlagen, die sich flexibel an unterschiedliche Anwendungsfälle anpassen.

Der SmartEditor ermöglicht eine strukturierte, visuell geführte Vorlagenentwicklung, bei der selbst komplexe Logiken übersichtlich abgebildet werden können – und das ohne jeglichen Code. Gleichzeitig sorgt die zentrale Verwaltung sämtlicher Vorlagen und Bausteine für eine einfache Pflege und hohe Konsistenz.

Microsoft Office Makros

• Technische Basis: VBA-Programmierung in Microsoft OfficeWord
• Bedienung: Erfordert technisches Know-how und Code-Verständnis
• Sicherheitsrisiken: Hoch-Potenziell schädlicher Code möglich
• IT-Freigabe erforderlich: Häufig ja, da Makros oft gesperrt oder blockiert sind
• Zukunftssicherheit: Unklar: Makros gelten als überholt, ggf. bald abgeschafft
• Plattformkompatibilität: Eingeschränkt: Probleme bei Cloud-/Webanwendungen
• Wartungsaufwand: Hoch - Änderungen erfordern technische Anpassungen
• Rollen- und Rechtevergabe: Nur begrenzt steuerbar
• Verwendbarkeit durch Fachbereiche: Eingeschränkt - Meist auf IT-Abteilung angewiesen
• Integration von Logik und Dynamik: Möglich, aber oft unübersichtlich

SmartEditor

• Technische Basis: Eigene grafische Oberfläche auf Basis von Microsoft Office Word
• Bedienung: Intuitiv per Drag & Drop – keine Programmierung notwendig
• Sicherheitsrisiken: Niedrig - Keine Ausführung externer Skripte
• IT-Freigabe erforderlich: In der Regel problemlos einsetzbar
• Zukunftssicherheit: Hoch - Moderne, wartbare Lösung
• Plattformkompatibilität: Voll integrierbar in moderne IT-Systemlandschaften
• Wartungsaufwand: Gering - Änderungen direkt über den SmartEditor möglich
• Rollen- und Rechtevergabe: Fein granuliert über SmartControl
• Verwendbarkeit durch Fachbereiche: Vollständig eigenständig nutzbar durch Fachbereiche
• Integration von Logik und Dynamik: Klar strukturiert mit visueller Darstellung von Regeln

Fazit

Moderne Dokumentenerstellung
braucht zukunftsfähige Werkzeuge ...

Die Anforderungen an die Erstellung und Verwaltung von Dokumentenvorlagen haben sich in den letzten Jahren deutlich gewandelt. Sicherheitsaspekte, einfache Bedienbarkeit, Skalierbarkeit und langfristige Wartbarkeit sind heute entscheidende Faktoren – insbesondere in größeren Organisationen oder sicherheitskritischen Umgebungen. Während Makros in Microsoft Office Word lange Zeit ein gängiger Weg zur Automatisierung von Vorlagendokumenten waren, zeigen sich inzwischen deutliche technische und organisatorische Grenzen: Sicherheitswarnungen, eingeschränkte Nutzbarkeit in modernen IT-Umgebungen und die unklare Zukunftsperspektive machen sie zunehmend unpraktisch. Mit dem SmartEditor geht SmartDocuments bewusst einen anderen Weg – weg von skriptbasierten Sonderlösungen, hin zu einer intuitiven, wartungsarmen und makrofreien Alternative, die keine Programmierkenntnisse erfordert und gleichzeitig maximale Flexibilität bietet. Organisationen, die heute auf zukunftssichere Dokumentenprozesse setzen möchten, profitieren von einer Lösung, die sowohl technisch, als auch konzeptionell auf Nachhaltigkeit ausgelegt ist.