Wenn die Kolleg:innen mal wieder Dokumente nach eigenem Gusto gestalten ...
Marketingabteilungen aufgepasst!
Einfache Vorlagenpflege und ein einheitliches Corporate Design in allen Dokumenten.
Ein einheitliches Erscheinungsbild für alle internen und externen Dokumente? Immer das aktuelle Corporate Design und keine veralteten Daten? – Der Traum aller Marketingmitarbeiter:innen.
Das klingt für Sie nach Utopie? Mit SmartDocuments wird der Traum zur Wirklichkeit und das ohne viel Aufwand. Wir sehen Corporate Design Management als Basis für eine effiziente Dokumentenerstellung und haben unsere Software so konzipiert, dass sich die Verwaltung Ihres Erscheinungsbildes automatisieren lässt.
Wer kennt es nicht, alle Jahre wieder gibt es Aktualisierungen und Änderungen des Corporate Designs. Ein neues Logo, eine neue Schriftart, neue Farben …
Aber wie wird sichergestellt, dass sämtliche Dokumente
im aktuellen Erscheinungsbild auftreten?
Ohne zentrales Vorlagenmanagement ist das eine Mammutaufgabe.
Eine neue Bankverbindung, eine Änderung der Adresse, neue Gesellschafter:innen oder auch ein neues Logo. Bis das wirklich in allen Dokumenten umgesetzt ist, stehen die nächsten Änderungen bereits an. Hinzu kommt, dass die lieben Kolleg:innen sich Vorlagen lokal abspeichern und nicht mitbekommen, dass es bereits seit "zig" Monaten eine neue Version mit aktualisierten Texten oder einem neuen Corporate Design gibt. So verlassen zahlreiche „alte“ Dokumente das Haus. Das ist ärgerlich.
Darüber hinaus sind Vorlagen nicht immer zu 100% passend. Manchmal ist es erforderlich, dass zusätzliche Texte ergänzt werden müssen, zum Beispiel individuelle Projektbeschreibungen, Vereinbarungen oder Ähnliches. Der absolute Graus für Marketingmitarbeiter:innen, die stundenlang über Design, Schriftgrößen, Absätze etc. sinnierten und sich abgemüht haben, ein schönes Dokument zu gestalten.
Den Kolleg:innen ist die Bedeutung eines „schicken“ Dokuments meist nicht bewusst. „Da füg ich noch schnell was ein“ – Copy & Paste und schon ist der Text in einer anderen Schriftart und die nächsten vier Absätze hat es komplett verhauen. „Egal, Dokument geht raus.“
Des Weiteren steigt die Anzahl der eingesetzten Softwareprodukte in Unternehmen massiv. Für jedes Problem die passende Fachanwendung, die ebenso Dokumente generiert. Diese Dokumente haben auch wieder eigene Vorlagen und so nimmt der Vorlagenwahnsinn seinen Lauf.
Corporate Design Management mit SmartDocuments
Mit SmartDocuments ist die Verwaltung des Corporate Designs effizient: zentral, immer aktuell und verfügbar. Innerhalb SmartDocuments verwalten Sie Ihr Corporate Design unabhängig von den Inhalten. Ganz egal, was Sie im Inhalt verändern – Ihr Corporate Design ist sicher zentral gespeichert. So ist immer das derzeit aktuelle Erscheinungsbild in Verwendung - für sämtliche Dokumente und das an allen Arbeitsplätzen.
Und so funktioniert´s!
SmartDocuments unterteilt Vorlagen in vier unterschiedliche Bereiche:
1. Corporate Design:
Das Corporate Design ist grundsätzlich nichts anderes, als der Kopf- & Fußtext. Das Corporate Design legt das komplette Erscheinungsbild Ihres Dokuments fest:
- Schriftart, Schriftgröße
- Farbe,
- Zeilenabstand,
- u.v.m.
2. Inhalte der Vorlagen:
Hier geht es um den eigentlichen Inhalt des Dokuments.
3. Bausteine:
Wiederkehrende Elemente, die mit beliebig vielen Vorlagen verknüpft sind.
4. Variable Daten:
Daten, mit denen die Vorlage befüllt wird. Diese ergeben sich innerhalb des Frage-Antwort-Dialogs (SmartWizard).
Corporate Design Management
Die Marketingabteilung kann das Design der Vorlagen, wie Logo, Farben, Schriftarten, Schriftgrößen etc. vorgeben und zentral an einer Stelle pflegen. Wenn Kolleg:innen im Rahmen der Dokumenterstellung (SmartWizard) nun Texte reinkopieren oder gar Schriftarten ändern, hat das keinen Einfluss auf das Dokument. Das Dokument erscheint im vorgegebenen Design.
Bausteinverwaltung
Durch die Nutzung von Bausteinen sind Anpassungen innerhalb der Vorlagen, wie z.B. Änderung der Adresse, ein Kinderspiel. Sie müssen lediglich einmal den jeweiligen Baustein aktualisieren und nicht jede einzelne Vorlage anfassen.
Verwaltung der Vorlageninhalte
Oft unterscheiden sich Vorlagen nur anhand eines Satzes, Textabschnitts oder Ähnliches. Gerade bei Arbeitsverträgen gibt es einen Standard und dann noch x weitere Versionen für die unterschiedlichen Stellen, Abteilungen oder Positionen. Mit SmartDocuments reicht Ihnen eine Version der Vorlage, denn über Regeln können Sie beliebige Texte ein- und ausblenden. So müssen Sie auch lediglich eine Vorlage pflegen.
Nutzung variabler Daten
Dokumentenerstellung im Handumdrehen! Vorlagennutzer:innen pflegen die relevanten Daten mittels Frage-Antwort-Prinzip innerhalb des SmartWizards ein. So können Sie Inhalte, mit denen die Vorlage befüllt werden soll konkret abfragen, ggf. Hilfestellungen, wie Erklärungstexte oder auch Vorgaben hinsichtlich des Eingabeformats (z.B. PLZ, Datum, Zahlen, Texte) hinterlegen.
Offene Schnittstellenarchitektur
Für SmartDocuments ist genau das der Ansatz. Wir verstehen unter der Digitalisierung das Zusammenarbeiten unterschiedlicher Komponenten. Dementsprechend verfolgen wir eine offene Schnittstellenkultur, sodass sich andere Softwaresysteme, die in den Organisationen unserer Kund:innen Verwendung finden, anbinden können. Wir haben uns auf das Vorlagen- und Outputmanagement, sprich die einfache Erstellung von Dokumenten spezialisiert. SmartDocuments wird bei unseren Kund:innen in der Regel als zentrales Vorlagenmanagement eingesetzt und kann mit anderen Applikationen, wie beispielsweise Dokumentenmanagementsysteme, ERP-Systeme, Archivsysteme, Fachverfahren, Workflowsysteme oder Sonstigen vor- oder nachgelagert verknüpft werden. So reduziert sich für Kund:innen der Aufwand für die Pflege der Vorlagen sowie herstellerseitig der Entwicklungs- und Pflegeaufwand für die Funktionsbereiche „Vorlagenmanagement“, Bescheid- und Dokumentgenerierung.
Na, neugierig?
Sie möchten unser Softwareschätzchen näher kennenlernen? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Jetzt Beratungstermin vereinbaren!
Sven Buick
SmartDocuments Deutschland GmbH
Head of Sales & Partner Manager
Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf
Christoph Winkelmann
SmartDocuments Deutschland GmbH
Senior Account Manager D/A/CH
Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf
Corporate Design Management ist die Basis
für effiziente Dokumentenerstellung.
Lässt sich die Verwaltung des Corporate Designs automatisieren?
Wie lässt es sich sicherstellen, dass es konsistent angewendet wird? Wie schnell kommen Veränderungen des Erscheinungsbildes im Alltag an?
Mit SmartDocuments ist die Verwaltung des Corporate Designs effizient: zentral, immer aktuell und verfügbar. Innerhalb SmartDocuments verwalten Sie Ihr Corporate Design unabhängig von den Inhalten. Ganz egal, was Sie im Inhalt verändern – Ihr Corporate Design ist sicher zentral gespeichert. So ist immer das derzeit aktuelle Erscheinungsbild in Verwendung - für sämtliche Dokumente und das an allen Arbeitsplätzen.
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Raus aus dem Vorlagendschungel!
Viele Unternehmen und Organisationen befinden sich in einem reinen Vorlagendschungel den es gilt hinter sich zu lassen. Aber was genau macht ein Vorlagenmanagementsystem wie SmartDocuments und warum macht es Sinn, dieses einzuführen?
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SmartDocuments-Bestandteile
Unser Vorlagenmanagementsystem besteht aus 3 Softwareteilen: SmartControl (Administration), SmartEditor (Vorlagenerstellung) und SmartWizard (Oberfläche für Endnutzer:innen). Alle 3 Anwendungen sind standardmäßig im Lieferumfang enthalten.
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SmartDocuments Besonderheiten
Mit SmartDocuments verwalten Sie all Ihre Vorlagen zentral. SmartDocuments unterteilt Vorlagen in 4 unterschiedliche Bereiche: Corporate Design, Inhalt, Bausteine sowie Variable Daten. Durch die Unterteilung erleichtern Sie sich die Pflege der Vorlagen enorm.
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Zusatzmodule
Unsere Bausteine zur individuellen Erweiterung Ihrer SmartDocuments-Software. Informieren Sie sich über unsere Zusatzmodule von Active Directory for Web-Synchronization bis XML.
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Schnittstellen
Medienbruchfreie Prozesse für eine effiziente Vorlagenverwaltung und Dokumentenautomatisierung. Sie möchten SmartDocuments an Ihre internen Anwendungen anbinden? - Jetzt in unserem Schnittstellenportfolio stöbern ...
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FAQ
Frequently Asked Questions oder besser gesagt: "Noch Fragen?" Hier können Sie die häufigsten an uns gerichteten Fragen und unsere Antworten dazu finden. Bleiben dennoch Fragen offen, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme.