Vorlagenverwaltung: Ein Kinderspiel!

Die SmartDocuments Bausteine

Wer kennt es nicht: Standortwechsel, eine neue Bankverbindung, neue Ansprechpartner, die Umfirmierung des Unternehmens oder ein neues Corporate Design. Bei solchen internen Änderungen heißt es: „Alle Vorlagen müssen angepasst werden“.

Das kann schon ganz schön aufwendig werden …

Nicht, wenn Sie unsere SmartDocuments-Bausteine nutzen. Sie haben Bausteine noch nicht im Einsatz? In folgendem Beitrag möchten wir Ihnen Tipps und Tricks an die Hand geben, wie Sie innerhalb SmartDocuments Bausteine clever verwalten können.

Dokumentvorlagen ändern

Eine Dokumentvorlage erleichtert die Erstellung von Standarddokumenten ungemein. Doch gibt es Änderungen am Corporate Design oder Standardtexten wie der Adresse, Bankverbindung, Ansprechpartner sowie des Firmennamens müssen auch alle Dokumentvorlagen angepasst werden. Eine kleine Änderung, die jede Menge Zeit in Anspruch nehmen kann. Handelt es sich um ein Dutzend Vorlagendokumente ist es zwar eine monotone Aufgabe, aber auch manuell möglich. Verfügt ein Unternehmen über hunderte Vorlagen ist es unmöglich diese stets auf dem aktuellen Stand zu halten.

Mit Bausteinen in Dokumentvorlagen arbeiten

Gerne denkt man zurück an die Zeit, in der man den ganzen Tag mit Bausteinen spielen konnte. Auch wenn die Zeiten längst vorbei sind, können Bausteine auch den Arbeitsalltag deutlich schöner machen, denn die SmartDocuments Bausteine erleichtern allen Vorlagenersteller:innen die Verwaltung von Dokumentvorlagen enorm.

Was ist ein SmartDocuments-Baustein?

Ein Baustein ist ein Standardelement, welches Sie in mehreren (ggf. auch in allen) Dokumentvorlagen verwenden können. Es handelt sich hierbei um Elemente, die oft verwendet werden, sich ändern können und die Sie nicht immer wieder erneut manuell einpflegen möchten.

Beispiele für Bausteine (Standardelemente):

• (Standard-)Klausel
• Unterschrift
• Logo
• Firmenanschrift
• Bankverbindung
• Hinweistexte
• AGB
• u.v.m. Ihrer Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt.

Ein SmartDocuments Baustein wird nur ein einziges Mal angelegt und anschließend in allen relevanten Vorlagen verknüpft. So können Sie Ihren Arbeitsalltag deutlich effizienter gestalten. Ändert sich ein solches Standardelement muss dieses lediglich einmal angepasst werden.

Alle neu generierten Dokumente werden daraufhin mit der aktuellen Version des Bausteins versehen, ohne, dass die Vorlage angepasst werden muss.

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