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Tipps & Tricks: Anbindung externer Datenbanken

Datenbankanbindung

Wie Sie SmartDocuments-Vorlagen
mit Datenbanken verknüpfen ...

Bei der Nutzung unserer smarten Vorlagen, ferner bei der Erstellung von Dokumenten gibt es unterschiedliche Wege, wie variable Daten in die Vorlage gelangen. Neben der klassischen Datenerfassung über den SmartWizard oder der Integration von XML-Daten aus Drittapplikationen besteht ebenso die Möglichkeit, interne sowie externe Datenbanken anzubinden.

Über die direkte Datenbankanbindung stehen Ihnen im Rahmen der Dokumentenerstellung innerhalb des SmartWizards sämtliche Datensätze zur Verfügung. So können Sie gezielt nach relevanten Daten, wie beispielsweise Adressen, Produktinformationen, oder Ähnliches suchen und müssen diese nicht manuell eingeben. Das reduziert nicht nur den Zeitaufwand im Rahmen der Dokumenterstellung sondern minimiert ebenso die Fehleranfälligkeit.

Möglichkeiten

  • Interne Datenbanken
    • SQL-Datenbanken (z.B. MSSQL, Oracle, MySQL, PostgreSQL)
    • Datenbanktypen, die über einen JDBC-Treiber verfügen
  • Externe Datenbanken
    • Anbindung von Web-Datenbanken via API

Hinweis:
Um Datenbanken anzubinden, ist das Zusatzmodul “Datenbankabfrage“ erforderlich.

Vektorgrafik: Stecker und Wolke mit Text: Tipps & Tricks: So werden externe Web-Datenbanken via API mit smarten Vorlagen verknüpft!

Und so funktioniert´s!

Die Einbindung externer Web-Datenbanken via API

Während wir Ihnen im Beitrag “Tipps & Tricks: Die Anbindung interner Datenbanken“ die Integration interner Datenbanken vorgestellt haben, möchten wir Ihnen in folgendem Beitrag eine weitere smarte Möglichkeit vorstellen, variable Daten in Dokumente zu übernehmen: Die Anbindung von Web-Datenbanken über API.

APIs (Application Programming Interfaces) ermöglichen es, Online- oder Web-Datenbanken direkt mit SmartDocuments zu koppeln. Dies eröffnet Ihnen die Möglichkeit, aktuelle und dynamische Daten aus externen Quellen zu beziehen, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Die Daten können hierbei aus verschiedenen Quellen stammen und vielfältige Anwendungsfälle abdecken. Ein gängiges Beispiel ist die Integration eines Postleitzahl- oder Adressdatenverzeichnisdienstes. Mit dieser Funktion können Sie automatisch die korrekten Adressdaten in Ihre Dokumente einfügen. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass Daten stets aktuell sind.

Weitere mögliche Anwendungsbeispiele können sein:

  • Währungsumrechnungen: Automatisieren Sie die Einbindung aktueller Wechselkurse in Finanzdokumente durch Anbindung an eine Währungsumrechnungs-API.
  • Produktinformationen: Nutzen Sie APIs von E-Commerce-Plattformen, um Produktdaten, Preise und Verfügbarkeiten direkt in Ihre Verkaufsdokumente zu integrieren.
  • Rechtsvorschriften und Normen: Greifen Sie auf rechtliche Datenbanken zu, um sicherzustellen, dass Ihre Verträge und Dokumente stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
  • und vieles, vieles mehr: Selbstverständlich können die unterschiedlichsten Szenarien umgesetzt werden. Ihrer Kreativität sind hierbei keinerlei Grenzen gesetzt.


Verbindung herstellen

Über den Programmteil SmartControl kann eine Verbindung zu einer Web-Datenbank aufgebaut werden. Hierbei ist es erforderlich, dass Sie in den Feldern "Source URL“ und "Base-URL" die Adresse des Dienstes hinterlegt werden (vgl. Abbildung 1). Unterhalb der neuen Datenquelle können nun die spezifischen Anfragen definiert werden. Dabei stehen die Methoden "GET", "PUT" sowie "PUT und PATCH" zu Verfügung (vgl. Abbildung 2). Soll der Aufruf bestimmte Daten enthalten, kann darüber hinaus auch eine "Payload" konfiguriert werden.

Integration in die Vorlage

Sobald eine Anbindung an eine Web-API innerhalb SmartControl eingerichtet wurde, kann diese, wie im Beitrag “Tipps & Tricks: Anbindung interner Datenbanken“ beschrieben, über die "Datenbankfrage" bei der Vorlagenerstellung im SmartEditor eingebunden werden. Die im Rahmen der Web-Abfrage konfigurierten Abfragewerte erscheinen nun unterhalb der SmartDocuments-Frage und können per "Drag-Drop" hinzugefügt werden. Abhängig von der jeweiligen Konfiguration (vgl. Abbildung 3) wird bei der Vorlagennutzung innerhalb des SmartWizards die Datenbank in Form einer Tabelle dargestellt. Anwender:innen haben nun die Möglichkeit, die Treffer zu filtern, zu sortieren oder auch nach bestimmten Parametern (beispielsweise der Postleitzahl) zu suchen. Die relevanten Datensätze werden durch Anwender:innen ausgewählt und somit in das zu erzeugende Dokument übernommen.


Noch Fragen?

Gerne stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.


Pascal Sauermann

SmartDocuments Deutschland GmbH
Presales Consultant

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf

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Aydin Nikkhoo

SmartDocuments Deutschland GmbH
IT-Consultant

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf

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