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Tipps & Tricks: Alternative Dateinamen

Kennen Sie schon die Funktion
"Alternative Dateinamen"?

Beim Anlegen einer neuen Vorlage innerhalb SmartDocuments wird dieser selbstverständlich auch ein Name zugewiesen. Dieser Vorlagenname dient der besseren Organisation innerhalb SmartControl und ist die Grundlage für die Vorlagenauswahl im SmartWizard. Aus diesem Grund sollte der Name der Vorlage so sprechend, wie möglich gewählt werden, damit Vorlagennutzer:innen auch die richtige Vorlage auswählen. 

Doch der Vorlagenname hat noch eine weitere Funktion: Er wird standardmäßig auch als Dateiname für die generierten Dokumente verwendet.

Während Namen wie „Angebot“, "Arbeitsvertrag" oder "Mietanpassung" im Rahmen der Vorlagenübersicht innerhalb SmartControl und SmartWizard noch verständlich und eindeutig wirken, wird das in der Dateiablage der generierten Dokumente schnell unübersichtlich. Bei zahlreichen Dateien mit dem Namen "Angebot.pdf", "Angebot1.pdf", "Angebot2.pdf" usw., wer soll da irgendwann noch das richtige Dokument finden?

Darüber hinaus ist es manchmal auch erforderlich, dass Vorlagennamen interne Hinweise enthalten, damit Kolleg:innen direkt erkennen, in welcher Situation die Vorlage verwendet wird. Auch diese Hinweise wollen Sie selbstverständlich nicht als Dateinamen des generierten Dokuments, welches Sie an Ihre Kundschaft verschicken.

Vektorgrafik Hand, die Ordner aus dem Regal nimmt und dem Text: Tipps & Tricks: So hinterlegen Sie alternative Dateinamen im Rahmen der Dokumentengenerierung ...

Wer möchte denn jede Datei einzeln öffnen und den Inhalt prüfen?
Oder im Nachgang händisch generierte Dokumente umbenennen?

Zum Glück bietet SmartDocuments eine smarte Lösung! In den Eigenschaften einer Vorlage lässt sich der Dateiname der generierten Dokumente individuell anpassen. Dabei können Sie den Dateinamen flexibel gestalten, indem Sie Werte aus Fragen, XML-Daten oder Feldern der Vorlage übernehmen. Über das Menü können Sie entweder eine einfache 1:1-Übernahme eines Wertes definieren oder mithilfe der Funktion „Zusammengestellte Felder“ mehrere Werte zu einem eindeutigen Dateinamen kombinieren.

Beispiel:
So könnte aus einer Konfiguration wie: "[Vorlagenname]_[XML: Angebotsnummer]_[XML: Empfänger]" eine Datei mit dem eindeutigen Namen "Angebot_122348_MusterGmbH.pdf" entstehen.


Noch Fragen?

Gerne stehe ich Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.

Pascal Sauermann

SmartDocuments Deutschland GmbH
Presales Consultant

Erkrather Str. 401
40231 Düsseldorf

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