Praxisbericht: Landkreis Verden

Von der selbst gestrickten, makrounterstützten Textbausteinverwaltung zur smarten Vorlagenverwaltung und Dokumentenerstellung. Thorsten Wiggers aus dem Fachdienst IT und Digitalisierung berichtet über die Einführung von SmartDocuments innerhalb der Kreisverwaltung Verden.

Von der Teststellung zum Livebetrieb

Am Anfang steht immer ein Problem ...

„Wir waren auf der Suche nach einem Tool, um unsere selbst gestrickte, makrogestützte Textbausteinverwaltung ablösen zu können und sind, nachdem wir uns schon viele andere Lösungsanbieter angeschaut haben, von einem Kollegen auf das Produkt SmartDocuments aufmerksam gemacht worden“, berichtet Thorsten Wiggers, Mitarbeiter des Fachdiensts IT und Digitalisierung im Landkreis Verden. Bereits nach einem ersten Blick über die Produkte und Leistungen wurde den verantwortlichen Personen klar, dass SmartDocuments als möglicher zukünftiger Partner des Landkreises Verden in die engere Wahl kommt. Ein erster Vor-Ort-Termin wurde verabredet und es dauerte nicht lange, bis die Kolleg:innen von SmartDocuments die Software sowie ihre einfache und lösungsorientierte Handhabung persönlich vorstellen konnten. Thorsten Wiggers erinnert sich: „Dieser Termin war sehr informativ und die Mitarbeiter:innen der SmartDocuments sind sehr freundlich und kompetent aufgetreten. Alles wurde einfach super erklärt!“

Ausschlaggebend für eine Testinstallation und die nachfolgende Erprobungsphase war jedoch die Zusage, die vom Landkreis Verden formulierten Ziele und Ansprüche an die Software jederzeit zu erfüllen. Immerhin müssen rund eintausend Mitarabeiter:innen via Internet und Intranet immer vollen Zugriff auf ein perfekt funktionierendes Dokumentenmanagement haben, welches zudem noch über ein individuell programmiertes Schnittstellenmanagement verfügen muss, um ebenso mit weiteren Softwareanwendungen problemlos zu kommunizieren.

Intensive Testphase

In Kommunen, wie dem Landkreis Verden, werden tagtäglich viele behördliche Vorgängen dokumentiert und verwaltet – so weit es geht, natürlich digital. Es versteht sich von selbst, dass genau deshalb ein einfaches und intuitives Erstellen von Dokumenten, ein absolut einheitliches Erscheinungsbild vom Kopfbogen bis zur Fußzeile und der reibungsglose Ablauf der gesamten Dokumentenverwaltung im Vordergrund stehen.

Schon kurz nach Beginn der Testphase wurde Thorsten Wiggers klar, das SmartDocuments für die Erfüllung all dieser Ansprüche die absolut perfekt Wahl war und dennoch trotz aller Komplexität in der Verwendung problemlos ist: „Wir befinden uns in einem Testzeitaum und arbeiten uns in die Software ein. Die bisherigen Erfahrungen sind sehr positiv. Das Handling der Software ist einfach und zeitgemäß!“ Dennoch investierte die Kreisverwaltung (auch coronabedingt) knapp zwei Jahre, um SmartDocuments im Verwaltungsalltag intensiv auf Herz und Nieren zu prüfen. An der Erprobungsphase beteiligten sich unterschiedliche Fachbereiche.

Die Personalabteilung setzte mit SmartDocuments beispielsweise Arbeitsverträge inklusive Anschreiben um. Das Kombidokument wurde so angelegt, dass lediglich die persönlichen Daten der neuen Mitarbeiter:innen eingetragen werden müssen und im Anschluss direkt der Arbeitsvertrag inklusive personalisiertem Anschreiben ausgegeben wird.

Desweiteren verfügt der Landkreis Verden über unterschiedliche Logos. So hat die Kreisverwaltung, die Kreismusikschule oder auch die Kreisvolkshochschule ihr eigenes individuelles Erscheinungsbild. Um nicht, wie bisher, unterschiedliche Vorlagen oder aufwendige Makros zu pflegen, wurde mit SmartDocuments ein einheitlicher Kopfbogen erstellt, in dem das individuelle Logo, je nach Verwendungszweck ausgewählt werden kann.

Die Stabstelle Recht geht noch einen Schritt weiter und verknüpft SmartDocuments mit dem Antragsmanagement der Form-Solutions GmbH über die Nutzung von XML-Dateien. Für die Aussage vor Gericht oder auch außergerichtlichen Angelegenheiten, die der Amtsverschwiegenheit unterliegen, bedürfen Verwaltungsmitarbeiter:innen einer Genehmigung. Für die Aussagegenehmigung bzw. Terminsvollmacht hat der Landkreis Verden einen intelligenten Antragsassistenten erstellt. Nachdem Mitarbeiter: innen das Formular elektronisch ausgefüllt und eingereicht haben, landet dieses im Posteingang der Stabstelle. Da das fertige Formular nicht nur im PDF, sondern ebenso im XML-Format vorliegt, speichert die Stabstelle Recht die XML-Datei ab und startet die SmartDocuments-Vorlage. Über die XML-Datei wird das SmartDocuments-Dokument bereits mit allen aus dem Formular relevanten Daten befüllt. Da sich die Aussagegenehmigung bei Beamt:innen und Tarifbeschäftigten unterscheidet, erkennt die Vorlage automatisch, welche Fassung gewählt werden muss. Das Dokument kann so direkt ausgedruckt und unterschrieben werden, wodurch für die Stabstelle Abtippaufwand entfällt und massiv Zeit eingespart werden kann.

Der Übergang in den Livebetrieb

Während sich die Software innerhalb der Testphase im eigenen Haus befand, entschied sich der Landkreis Verden im Rahmen des Livebetriebs für das Hosting über den Partner Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO). Die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) bietet Ihren Kund:innen eine komfortable Lösung, um SmartDocuments im eigenen Rechenzentrumsbetrieb zu hosten. Hierbei profitieren Kund:innen nicht nur vom exzellenten Service der KDO, sondern haben ebenso die Möglichkeit, über den geschlossenen Rahmenvertrag, SmartDocuments zu besonderen Konditionen zu erwerben. Darüber hinaus wird die smarte Anwendung im Rahmen der Kooperation ebenso sukzessive mit den Softwareprodukten der KDO verknüpft. „Die technische Umsetzung hat einwandfrei funktioniert. Sämtliche Daten, Vorlagen und Dokumente aus unserem internen Testbereich konnten ins Livesystem übernommen werden“, berichtet Thorsten Wiggers.

Der Blick nach vorne ...

„Nach dem Livebetrieb Anfang 2022 arbeiten wir derzeit daran SmartDocuments Schritt für Schritt landkreisweit in allen Fachabteilungen einzuführen. Perspektivisch soll somit die alte Bausteinverwaltung vollständig abgelöst werden“, erklärt Wiggers. „Darüber hinaus sind wir gerade dabei eine Verknüpfung zwischen unserem Dokumentenmanagementsystem enaio®, ein Produkt der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbh und SmartDocuments herzustellen.“ Über die Integration sollen die Dokumente direkt an der richtigen Stelle abgelegt werden.

Mittelfristig sollen zur zentralen Vorlagenverwaltung weitere Drittanwendungen aus den einzelnen Fachabteilungen mit SmartDocuments verknüpft sowie der Einsatz über Zusatzmodule zur intensiveren Nutzung eruiert werden.