Dokumente auf Knopfdruck für Vertrieb und Kundenservice

SmartDocuments
als Self-Service-Lösung

In vielen Unternehmen sind Vertrieb und Kundenservice täglich mit der Erstellung von Dokumenten beschäftigt: Angebote, Vertragsunterlagen, Produktinformationen, Servicebestätigungen oder individuelle Anschreiben. Oft geschieht dies manuell, mit Copy-Paste aus alten Vorlagen oder durch das mühsame Anpassen von Word-Dokumenten.

Das kostet Zeit, birgt Fehlerquellen und führt zu uneinheitlicher Kommunikation. SmartDocuments bietet hier eine moderne Lösung: Ein Self-Service-Vorlagenmanagement, das Mitarbeiter:innen befähigt, schnell, sicher und konsistent Dokumente zu erstellen, ganz ohne tiefgehende IT-Kenntnisse oder Textbearbeitung.

Empowerment durch geführte Dokumentenerstellung ...

Mit dem Templatemanagementsystem können Mitarbeiter:innen über eine intuitive Benutzeroberfläche Dokumente erstellen, die auf zentral gepflegten Vorlagen basieren. Durch sogenannte
interaktive Vorlagen werden Nutzer:innen Schritt für Schritt durch die Erstellung geführt – mit Auswahlfeldern, automatischen Textbausteinen und dynamischen Inhalten.

Das Ergebnis:

• Fehlerfreie Dokumente, da nur geprüfte Inhalte verwendet werden.
• Zeitersparnis, da keine manuelle Formatierung nötig ist.
• Konsistenz, da sämtliche Dokumente dem Corporate Design entsprechen.

Beispiel: Angebotserstellung im Vertrieb ...

Eine Vertriebsmitarbeiter möchte ein Angebot für einen Kunden erstellen. Statt ein altes Dokument zu kopieren, öffnet er die SmartDocuments-Vorlage „Angebot“. Über ein einfaches Frage-Antwort-Prinzip wählt er Produkt, Preis, Zahlungsbedingungen und Ansprechpartner aus. Die Vorlage generiert daraufhin automatisch ein vollständiges, korrekt formatiertes Angebot, inklusive aller rechtlichen Hinweise und CI-konformem Layout.

Vorteile für Unternehmen & Organisationen

• 

  Konsistenz

  Einheitliche Gestaltung und Formulierungen in allen Dokumenten.

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  Entlastung Fachabteilungen

  Keine Abhängigkeit von Marketing oder Rechtsabteilung bei der Dokumentenerstellung.

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  Rechtssicherheit

  Inhalte werden zentral gepflegt und regelmäßig aktualisiert.

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  Vorlagenreduktion

  Weniger Redundanz, mehr Übersichtlichkeit, weniger Pflegeaufwand.

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  Schnelle Reaktionszeiten

  Kunden erhalten Dokumente sofort - ohne Wartezeiten.

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  Skalierbarkeit

  Auch große Teams oder internationale Standorte können einheitlich arbeiten.

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  Integration

  SmartDocuments lässt sich in CRM-, ERP-, DMS-Systeme, Fachanwendungen einbinden oder mit Datenbanken verknüpfen.

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  Smarte Vorlagennutzung

  Einfache Dokumenterstellung im Frage-Antwort-Prinzip.

Fazit: Self-Service mit System

SmartDocuments macht die Dokumentenerstellung zum Teil eines modernen, digitalen Workflows und verwandelt Vertrieb und Kundenservice in eigenständige, effiziente Einheiten. Die intuitive Bedienung, die zentrale Pflege und die hohe Qualität der Ergebnisse machen das System zur idealen Lösung für Unternehmen, die ihre Kommunikation professionalisieren und Prozesse beschleunigen wollen. Sie möchten wissen, wie SmartDocuments in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann? – Wir beraten Sie gerne.

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