"Serienbriefe" vs. "High Volume"

Multiple Document Output (Serienbriefe)

Was sind Serienbriefe?

Serienbriefe sind personalisierte Dokumente, die aus einer Vorlage und einer Datenquelle automatisch erstellt werden. Sie ermöglichen die effiziente Erstellung vieler individueller Schreiben mit jeweils angepassten Inhalten wie Name, Adresse oder spezifischen Informationen.

Datenbasis für die Serienbrieferstellung:

• Datenquelle per Excel-Datei
• Datenquelle via Datenbank 
• Datenquelle via XML-Datei aus Drittsoftware

Typische Einsatzszenarien:

• Bürgerkommunikation in der Verwaltung
• Einladungen zu Veranstaltungen
• Versand von Bescheiden oder Formularen
• Automatisierte Korrespondenz im Kundenservice
• u.v.m.

Die Serienbrieferstellung kann entweder durch die Generierung einer ZIP-Datei erfolgen, in der jedes Einzeldokument separat abgelegt ist, oder durch die Erstellung eines einzigen Dokuments – beispielsweise als PDF, Word-, oder XML-Datei –, das alle Einzeldokumente in sich vereint.

Vorteile:

• Zeitersparnis durch Automatisierung
• Einheitliches Layout und Corporate Design
• Minimierung von Fehlerquellen
• Hohe Skalierbarkeit bei Massenaussendungen

High Volume

Wenn die Dokumentengenerierung mal
wieder durch die Decke geht ...

Große Zahlen, komplexe Dokumente ... Was ist jedoch, wenn nicht nur 10, 100 oder 1.000 sondern mehr als 10.000 Dokumente auf einmal erstellt werden sollen? – Da kommt auch unsere Standardversion ein bisschen ins Schwitzen. Das Modul High Volume ist für den professionellen Massendruck konzipiert – also dann, wenn es richtig viele Dokumente werden. 

Genau hier setzt „High Volume“ an:

• Effiziente Erstellung unterschiedlicher Dokumente mit verschiedenen XML-Dateien.
• Unterschiedliche Prozesse: Abrufen der Daten, korrekte Übernahme in die Vorlage, die Erstellung sowie der Versand sind unterschiedliche Prozesse.
• High Volume verfügt über mehrere Warteschlangen, die asynchron abgearbeitet werden.

High-Volume wird eingesetzt, wenn im Hintergrund eine extrem große Anzahl an Dokumenten verarbeitet werden soll. Müssen beispielsweise Millionen von Dokumenten erzeugt werden, erfolgt die Verarbeitung automatisiert in einem nächtlichen Durchlauf, effizient und ressourcenschonend. So stehen die fertigen Dokumente bereits am nächsten Tag für den Versand bereit. Die Skalierbarkeit ist dabei nahezu grenzenlos.

Vorteile:

• Hohe Performance bei großen Datenmengen
• Integration in bestehende IT-Prozesse
• Output-optimiert für Druck und Versand