Praxisbericht: Woonbedrijf
Mit SmartDocuments hat die Wohnungsbaugesellschaft schon zu Anfang 250.000 € für die Erstellung von 120 SAP-Dokumenttypen eingespart. Mit gut 31.000 Wohneinheiten in Eindhoven ist „Woonbedrijf“ die größte Wohnungsbaugesellschaft im Süden der Niederlande. Tag für Tag engagieren sich 500 Mitarbeiter:innen, um den 70 000 Bewohner: innen ein Zuhause zu geben.
Kosteneinsparungen durch smarte Dokumentenerstellung bei „Woonbedrijf“
Welche spezifischen Aufgaben und Anforderungen gab es?
Woonbedrijf hat mehrere IKT-Systeme durch eine integrierte Lösung von SAP ersetzt. Der Einsatz von SmartDocuments für die Dokumentenerstellung war für die Gesellschaft von vornherein eine Selbstverständlichkeit. „Eigentlich lag die Wahl auf der Hand“, so Monique Wacht, Anwendungs- und Datenbankadministratorin von Woonbedrijf über den Einsatz von SmartDocuments als Dokumentengenerator. „Die einfache Verwaltung und die Effizienz von SmartDocuments erleben wir bereits seit 2008. Dank der einfachen Integration in SAP können wir nun sogar die SAP-Schreiben effizient und bequem mit SmartDocuments verwalten.“
Das Ergebnis?
„Unsere Endnutzer:innen sind mit SmartDocuments vertraut. Als Anwendungsadministrator:innen sind wir schon seit vielen Jahren von den Vorteilen überzeugt. Durch das intelligente Layout mit Kopf- und Fußzeilen sowie Textbausteinen werden das Corporate Design und sich wiederholende Angaben an einem zentralen Ort festgelegt.
Wir wussten, dass SmartDocuments hervorragend für die Verarbeitung von XML-Dateien geeignet ist. Auch Aepex, unser SAP-Anbieter, lobt die einfache Verwaltung und die Flexibilität von SmartDocuments. SAP verfügt selbst auch über eine Lösung für Standarddokumente, diese ist jedoch unflexibel und kompliziert. Für Änderungen an Standardbriefen benötigt man dann stets Programmierer:innen.
„Mit SmartDocuments hingegen verwalten wir die Dokumentvorlagen selbst. SAP stellt die (XML-)Daten bereit und SmartDocuments sorgt dafür, dass diese an der richtigen Stelle im Dokument erscheinen. Durch die Nutzung von SmartDocuments haben wir schon zu Anfang 250.000 Euro für die Erstellung von 120 SAP-Dokumenttypen eingespart.”
Erstellung und Verwaltung von Vorlagen
Monique Wacht weiter: „Zuerst haben wir sorgfältig überprüft, welche Teile der Schreiben als Textbausteine wiederverwendet werden können. So lässt sich die Anzahl der zu verwaltenden Vorlagen verringern, und Anpassungen können zentral vorgenommen werden. Im SmartEditor können XML-Felder ganz leicht per Drag&Drop an der gewünschten Position in der Vorlage eingefügt werden. So können wir mit SmartDocuments vollständig automatisiert und ohne Zutun der Endnutzer: innen komplette Dokumente erstellen. Mit dem Tool ‚XML-Frage‘ können sich wiederholende Felder (zum Beispiel Servicekosten) ordentlich untereinander aufgelistet werden. Das ist ein echter Mehrwert.“
Erfahrungen der Nutzer:innen
„In SAP können Endanwender:innen SmartDocuments auswählen. Daraufhin erscheint eine Bibliothek mit den relevanten Dokumenten. Wählen Anwender:innen hier zum Beispiel die Erstellung eines Mietvertrags oder einer Kündigung aus, erscheint direkt das gewünschte Dokument. Im Hintergrund versorgt SAP SmartDocuments mit den benötigten Daten, die automatisch an den entsprechenden Stellen im Dokument eingetragen werden. So haben Endanwender:innen im Handumdrehen ein einwandfreies Dokument zur Hand. Das Schöne daran ist, dass die Interaktion mit Endanwender:innen bei Bedarf sehr einfach gehalten werden kann. So haben wir zum Beispiel Standardschreiben, in denen 95 Prozent der Informationen direkt aus SAP stammen, während den Endanwender:innen nur ein Abfragefenster von SmartDocuments präsentiert wird.“
Die Vorgehensweise
Monique Wacht erzählt, dass sie die Erstellung der Standardbriefe parallel zur Implementierung von SAP vorgenommen hat: „So konnte verhindert werden, dass die Erstellung der Dokumentvorlagen erst nach der Implementierung der Software erfolgt. Ein anderer Vorteil ist, dass sich so frühzeitig erkennen ließ, welche (XML-) Daten für die jeweiligen Schreiben benötigt werden. Wir haben den von unseren bestehenden Systemen erzeugten Output als Ausgangspunkt für die Erstellung der SAP-Briefe verwendet.“
Autorin
Monique Wacht, Anwendungs- und Datenbankadministratorin von Woonbedrijf