Praxisbericht: WILDE BEUGER SOLMECKE
Was für die fundierte rechtliche Beratung von Mandanten selbstverständlich ist, gilt für die Kölner Rechtsanwalts- Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE auch hinsichtlich einer effizienten Verwaltung und Abrufbarkeit jederzeit aktueller Schriftsätze. Gemeinsam mit SmartDocuments wurde eine Lösung für den rechtlichen Bereich entwickelt, die für das Massengeschäft ebenso wie für Spezialisten hochinteressant ist.
Effiziente Schriftsatzverwaltung für die
Kölner Rechtsanwalts-Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE
Lösungen gemeinsam denken
„Im Grunde hat uns ein Zufall zusammengeführt,“ freut sich Christian Solmecke, LL.M., Rechtsanwalt und Gesellschafter der Kanzlei, „aber wir haben nicht lange gebraucht und sofort erkannt, wie wertvoll SmartDocuments für unsere Belange und zukünftigen Anforderungen sein kann.“
Ungefähr vier Jahre ist es her, dass Solmecke bei einem Legal Tech MeetUp, dem gemeinsamen Austausch von Juristen, Lösungsanbietern, Startups, Expert:innen, Student:innen und allen, die sich für (Legal) Technology interessieren, einen Vertriebs-Mitarbeiter von SmartDocuments kennenlernte, der ihm die Vorzüge der Software demonstrierte.
Fasziniert von den Möglichkeiten, wie Kommunen sich damit effizient in der Dokumentenverwaltung organisieren, wurde Solmecke schnell klar, dass er hier den Baustein vor sich hatte, mit dem die bisher in Eigenregie optimierten Prozesse schriftlicher Vorgänge im rechtlichen Bereich auf das nächste entscheidende Level gehoben werden konnten. Aus dem zufälligen Treffen wurde eine Entwicklungs- Partnerschaft - und damit eine win-win-Situation für beide Seiten - WILDE BEUGER SOLMECKE und SmartDocuments.
„Not“ macht erfinderisch
Schon zehn Jahre zuvor war die Kanzlei zunächst aus der „Not“ heraus, dann aber visionär mit der Fragestellung befasst, viele ähnliche Vorgänge aus der rein papierorientierten Verarbeitung intern digital nachzuziehen, um für zukünftige Mandate einen schnelleren Zugriff zu ermöglichen und damit die Bearbeitungszeit zu verringern. Denn WILDE BEUGER SOLMECKE waren durch ihr Engagement für Betroffene, oft Eltern von Kindern, die ahnungslos „Musiktausch“-Plattformen besucht und sich dabei strafbar gemacht hatten, sowie die Kommentierung dieser Vorgänge auf unterschiedlichen Kanälen, immer bekannter und gefragter geworden - zunächst über den Kanzleiblog, dann durch TV-Auftritte und schließlich einen eigenen Jura-Youtube Channel, der zu den größten dieser Branche zählt. Die Folge: Die Anfragen stiegen enorm und über 10.000 Mandate mussten zufriedenstellend bearbeitet werden können. Der Perfektionierung des Eigenmarketings musste also auch zwangsläufig die Perfektionierung der Datenverarbeitung folgen. Quasi als Nebenprodukt entstand daraus auch die Legalvisio - als erstes umfassendes Kanzlei Management System.
Mit Textbausteinen fing alles an
Solmecke entwickelte zunächst auf Basis von Textbausteinen eine webbasierte Lösung für die Erstellung von Schriftsätzen und Dokumenten. Anfänglich war noch nichts automatisiert, aber die Aufgaben wuchsen schnell und damit auch der Anspruch an wiederkehrende Vorgänge. Verträge sollten passend zusammengestellt, Klageerwiderungen entsprechend einer von über 100 Verteidigungskonstellationen formuliert werden können und vieles mehr. Dafür gab es, wie Solmecke anerkennend formuliert, eine lange Zeit: „Unsere Kellerkinder! Mitarbeiter:innen, die sich tatsächlich durchgehend damit beschäftigen mussten, die richtigen Textpassagen aus den Unterlagen, die im Keller archiviert wurden, zu extrahieren und aufzubereiten.“
Entwicklung dank SmartDocuments
Dass die „Kellerkinder“ keine Dauerlösung sein konnten, war klar. Nach dem Treffen auf der LegalTech erfolgte dann die entscheidende Weiterentwicklung. Gemeinsam mit SmartDocuments wurde für all diese Aufgabenstellungen ein individuelles Programm zur automatisieren Verarbeitung implementiert und in der Kanzlei zusätzlich die Stelle einer SmartDocuments-Beauftragten Person neu geschaffen. Denn auch wenn die Softwarelösung noch so gut ist - der Output steht und fällt mit der immer zu gewährleistenden Aktualität.
Gemeinsam neue Ideen denken
Solmecke denkt aber, wie er betont, bereits über die nächsten Entwicklungsschritte nach, die er dann gemeinsam mit SmartDocuments umsetzen möchte.
Die Erfolgsgeschichte findet ihre Fortsetzung ...
Autor
Christian Solmecke, LL.M. Rechtsanwalt | Gesellschafter
Rechtsanwälte Partnerschaft mbB