Praxisbericht: Landkreis Cloppenburg
Für die Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung setzt die niedersächsische Kreisverwaltung auf das Produkt SmartDocuments. Kay Bendig, Amt für Zentrale Aufgaben und Finanzen im Landkreis Cloppenburg berichtet über die Einführung von SmartDocuments.
Amt für Amt in Richtung Dokumentenautomatisierung
Die Verwaltungsdigitalisierung ist uns wichtig ...
Im Hinblick auf die Verwaltungsdigitalisierung setzt die Kreisverwaltung Cloppenburg auf innovative Technologien und digitale Prozesse, um sich den Verwaltungsalltag maßgeblich zu erleichtern. Neben der digitalen und revisionssicheren Aktenführung über das Dokumentenmanagementsystem (DMS) DMS&more der KDO (Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg) kommen ebenso ein digitales Liegenschafts- und Gebäudemanagement-System sowie zahlreiche Fachanwendungen zum Einsatz.
Der Landkreis engagiert sich, gerade im Bereich Dokumentenmanagement, auch gerne als Pilotkunde, um die Entwicklung neuer prozessorientierter Funktionen voranzutreiben. Für die Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung setzt der niedersächsische Kreis auf das Produkt SmartDocuments. „Während SmartDocuments vor circa vier Jahren zunächst innerhalb des Jugendamts eingeführt wurde, wird es seit knapp 1,5 Jahren in immer mehr Fachbereichen als zentrales System zur Verwaltung sämtlicher Dokumentvorlagen verwendet“, berichtet Kay Bendig, Mitarbeiter aus dem Bereich Amt für zentrale Aufgaben.
Herr Bendig ist bereits seit 1999 als Systemadministrator innerhalb der Kreisverwaltung tätig und verantwortet die Bereiche Internet, Intranet, diverse Datenbanken sowie die Software SmartDocuments.
Amt für Amt ...
Die Einführung erfolgte abteilungsweise. Das Sozialamt verfügte schon über SmartDocuments, da das Vorlagenmanagement in das Fachverfahren LÄMMkom LISSA der LÄMMERZAHL GmbH bereits integriert ist. „Etwa die Hälfte der Ämter, wie z.B. das Ordnungsamt, das Jugendamt, die Rechtsabteilung oder das Schulamt, haben wir bis heute mit SmartDocuments ausgestattet. Leider hat sich die Softwareeinführung pandemiebedingt etwas verzögert. Aber wir kommen gut voran und mit jeder neuen Vorlage wird der Arbeitsalltag einfacher und besser“, schildert Herr Bendig. Heute werden über SmartDocuments Vorlagen aus den unterschiedlichsten Bereichen zentral verwaltet und Dokumente wie beispielsweise Anschreiben, Bescheide, Einladungen, sprich Schriftstücke jeglicher Art erstellt. „Besonders begeistert sind die Kolleg:innen von der Berechnungsfunktion. Bei Bescheiden mit Kosten müssen lediglich die Werte in den SmartWizard eingetragen werden, das Dokument errechnet den Betrag daraufhin automatisch, ganz ohne aufwendige Word-Formeln. Das einfache Handling mit der Software sorgte dafür, dass die Vorzüge rasch erkannt und die Akzeptanz innerhalb der Fachbereiche schnell geschaffen wurde.“ „Bis heute haben wir so viele Vorlagen erstellt, dass bereits ein Upgrade nötig war. Nun haben wir das Professional Paket im Einsatz und können unbegrenzt Vorlagen gestalten.“
Autor:innen
- Kay Bendig, Amt für Zentrale Aufgaben und Finanzen, Landrat Landkreis Cloppenburg
- Juliane Buch, Marketing & PR SmartDocuments Deutschland GmbH
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